Letztes Beitrags-Update: 5. August 2022
Dein Business, dein eigenes Briefpapier. Frisch fertig gestaltet glänzt es in deinem neuen Corporate Design. Gleich hast du die Briefbogen-Datei in deine Buchhaltungs-Software eingefügt. Vielleicht hast du auch schon ein paar in deiner Lieblingsdruckerei drucken lassen.
Aber Moment – vielleicht arbeitest du gar nicht mit einer Buchhaltungssoftware?
Du möchtest nicht drucken lassen oder versendest sowieso alles digital?
Du erstellst deine Briefe in Word und möchtest sie flexibel per Mail oder Post versenden?
Wie bekommst du dann deinen Briefbogen in Word, damit du Briefe als PDF-Dateien per E-Mail versenden oder selbst ausdrucken kannst?
Deine eigene Wordvorlage zu erstellen, ist einfacher als du denkst und geht ratzfatz. Wie es geht, zeige ich dir in wenigen, kurzen Schritten.
Vorteile einer Wordvorlage:
- Du kannst Briefe mitsamt Briefpapier-Design als PDF per Mail versenden.
- Du kannst deine gebrandeten Briefe selbst ausdrucken.
- Es fallen keine Kosten für die Druckerei an.
- Bei Änderungen wandert das Briefpapier nicht stapelweise in den Papierkorb.
Wenn du dein Herzensbusiness erst startest und sich deine Daten oder das Design noch ändern, kann es sinnvoll sein, deine Briefe selbst zu drucken. Auch, wenn du meistens E-Mails versendest und nur wenige Briefe per Post.
Natürlich gibt es auch Gründe dafür, dein Briefpapier in einer Druckerei produzieren lassen.
Vorteile von Vordrucken aus der Druckerei:
- Die Druckqualität ist besser und deine Briefe wirken wertiger.
- Farben & Qualität sind nicht vom heimischen Drucker abhängig.
- Du kannst du zwischen vielen Papiersorten wählen.
- Elemente „im Anschnitt“ (bis an den Rand) sind kein Problem.
- Du sparst Tinte oder Toner.
Anleitung: Dein Briefbogen als Word-Vorlage
Du brauchst dein Briefpapier-Design als Bilddatei, am besten gleich in der passenden Größe (21 x 29,7 cm). Beim PC funktioniert das nicht mit einer PDF-Datei, besser ist eine JPG-Datei mit hoher Auflösung (300 dpi) oder auch eine PNG-Datei.
Los geht’s:
Schritt 1: Starte Word und öffne ein leeres Dokument.
Schritt 2: Klicke auf Einfügen, dann Kopfzeile, dann unten im Menü auf Kopfzeile bearbeiten.
Schritt 3: Setze ein Häkchen bei Erste Seite anders.
Schritt 4: Klicke auf Bilder und wähle die erste Seite deiner Briefpapier-Datei von deinem Computer aus. Das Bild wird automatisch eingefügt.
Schritt 5: Klicke auf die Box rechts oben vom Bild für Layoutoptionen, dann auf weitere anzeigen…
Schritt 6: In der Registerkarte Textumbruch klicke auf Hinter den Text. In der Registerkarte Position wähle bei Horizontal und Vertikal jeweils Ausrichtung > zentriert > Seite.
Schritt 7: Bei Optionen entferne das Häkchen bei Objekt mit Text verschieben und setze dafür ein Häkchen bei Verankern.
Schritt 8: In der Registerkarte Größe klicke auf Zurücksetzen und dann auf OK.
Schritt 9: Klicke rechts auf Kopf- und Fußzeile schließen. Gehe dann wieder zu Einfügen und klicke auf Seitenumbruch. Jetzt hat dein Dokument eine zweite, noch leere Seite. Die ist für die Folgeseite deines Briefpapiers.
Schritt 10: Gehe wieder zu Kopfzeile und klicke auf Kopfzeile bearbeiten.
Schritt 11: Gehe zu Bilder und wähle das Bild von der Folgeseite deines Briefpapiers aus.
Schritt 12: Wiederhole Schritte 5. Bis 8.
Schritt 13: Klick auf Kopf- und Fußzeile schließen. Lösche die zweite Seite, indem du auf die Rücktaste (Backspace) klickst.
Schritt 14: Gehe zu Datei, dann Exportieren und wähle Dateityp ändern, dann Vorlage.
Schritt 15: Wähle Speichern unter, gib deiner Vorlage einen Namen, klicke auf Speichern und… fertig ist deine Wordvorlage!
Jetzt kannst du deine eigene Wordvorlage nutzen, um wie gewohnt deine Briefe in Word zu schreiben. Du kannst deinen Brief selbst ausdrucken oder eine PDF-Datei erstellen, um sie per E-Mail zu versenden.
War doch ganz einfach, oder? 😉
Pin for later:
Danke für den tollen Beitrag zum Thema Drucken. Meine Tante möchte sich selbstständig machen und überlegt, wie sie ihre ersten Briefe versenden soll. Ob nun selbst alles drucken und einen teuren Drucker zulegen, oder outsourcen. Gut zu wissen, dass, wenn man von einer professionellen Druckerei Briefe drucken lassen möchte, die Farben hochwertiger wirken und die gesamte Druckqualität höher ist.
Hallo Lena, vielen Dank! 🙂 Ja, gerade beim Start in die Selbständigkeit gibt es eine Menge Entscheidungen zu treffen. Manchmal ist man froh, wenn es erstmal kleine und unkomplizierte Lösungen gibt, wo man später aufrüsten kann. Manchmal ist man auch dankbar für alles, was man einfach aus der Hand geben kann. Das ist je nach Business so individuell… Für deine Tante viel Erfolg und viel Spaß!
Hallo Annika, erst mal vielen Dank für die super Anleitung. Leider wird das Briefpapier im Hintergrund sehr matt, hättest du einen Tipp wie das einbetten exakt zur Vorlage funktioniert.
Hallo Frank, vielen Dank! Wenn man auf „Kopf- und Fußzeile schließen“ klickt, liegt das Bild im Hintergrund und wird heller und transparenter dargestellt. Meinst du das? Das ist nur die Darstellung der Kopfzeile, während du in deinem Word-Dokument arbeitest. Gedruckt werden sollte das Bild trotzdem richtig. Liebe Grüße, Annika
Hallo Annika,
ich möchte mich erstmal für diese tolle Anleitung bedanken.
Ein Grafiker-Kollegin hatte mir den Link zu Deiner Seite geschickt.
Endlich mal eine tatsächlich gut nachvollziehbare Anleitung! Ich habe jetzt alles
so umgesetzt wie beschrieben, in der Datei sieht das endlich genau so aus,
wie ich das wollte.
Jetzt schafft es mein Drucker aber leider nicht, vollflächig zu drucken, es bleibt also ein schmaler, weisser Rand. Kennst Du noch irgendeinen Trick, wie ich das beheben könnte?
Vielen lieben Dank nochmal.
Hallo Inga Maria, vielen Dank! Freut mich, wenn die Anleitung gut nachvollziehbar ist. Um randlos zu drucken, kommt es auf den Drucker an. Die meisten haben diese Funktion, aber manche haben einen Mindestabstand und dann bleibt immer ein schmaler, weißer Rand. Aus Word heraus könntest du es so versuchen: Gehe zu „Datei“, dann zu „Drucken“. Klicke unten auf „Seite einrichten“. Dann setze alle Seitenränder auf 0. Außerdem schau in den Druckereigenschaften nach, dass der Drucker auf „randlos Drucken“ eingestellt ist. Das ist bei jedem Drucker etwas anders, manchmal ist dabei auch ein Haken zu setzen bei „Randlos drucken“. Liebe Grüße und viel Erfolg, Annika
Ich danke Dir Annika!
Liebe Grüße von Inga
Sehr gerne 🙂
Hallo Annika,
zunächst danke für Deine gute Anleitung, wenn ich nun die Vorlage öffne, habe ich das Problem, dass meine Schrift genauso transparent ist wie mein Hintergrund.
Mein Text erscheint erst in Schwarz, wenn ich die Drucken-Vorchau nutze, was habe ich übersehen?
Liebe Grüße joachim
Hallo Joachim,
der Text erscheint heller und transparenter, wenn du „Kopf- & Fußzeile“ geöffnet hast. Könnte es das sein? Dann einfach auf „Kopf- & Fußzeile schließen“ klicken.
Herzliche Grüße, Annika
Hallo Annika,
habe das Problem gelöst: Nach Abschalten des Dark-Modus von Word ist der Text sichtbar …
Grüße in den Harz
joachim
Hallo Annika, ich bin gerade durch Zufall auf deinen Beitrag gestoßen – der ist wirklich sehr gut erklärt, vielen Dank! Mein Problem ist allerdings, dass ich Briefpapier für meinen Chor gestaltet habe und demnächst verschiedene Vorstandsmitglieder die Word-Vorlage nutzen möchten. Leider bindet Word die Bilddatei nicht mit ein, so dass bei meinen Kollegen das Briefpapier im Hintergrund nicht sichtbar ist bzw. eine Fehlermeldung erscheint. Muss die Bilddatei auf jedem Rechner vorliegen und neu verknüpft werden oder gibt es für nicht so versierte Nutzer eine einfacherer Lösung? Weißt du da Rat?
Liebe Grüße Katja
Hallo Katja,
wenn du die Grafik einfügst, wird sie in das Dokument eingebettet. Vielleicht könnte an den Einstellungen der Word-Optionen liegen? Die findest du unter Datei > Optionen > Erweitert. Ist dort unter „Dokumentinhalt anzeigen“ eventuell die Option „Platzhalter für Grafiken anzeigen“ aktiviert?
Herzliche Grüße, Annika
Hallo und vielen Dank für diese tolle Anleitung! Es hat soweit alles funktioniert. Nur leider habe ich das Problem, dass ich keine PDF-Datei in die Kopfzeile ziehen kann. Diese wird dann nicht wir ein Bild eingefügt, sonder als Dateisymbol. Die Alternative für mich war die PDF-Datei in eine JPEG-Datei umzuwandeln, was soweit auch funktioniert hat. Allerdings ist abschließend die Qualität deutlich verschlechter. Habe ich etwas falsch gemacht oder lässt sich das Problem beheben?
Vielen Dank im Voraus!
Liebe Maren,
am PC klappt das nicht mit einer PDF-Datei, besser ist eine JPG-Datei. Schau dabei, dass die Auflösung hoch ist (300 dpi). Sonst eignet sich auch eine PNG-Datei.
Liebe Grüße
Annika
Liebe Annika!
Super Anleitung, ganz herzlichen Dank!
Hat soweit auch geklappt trotz Word 2010, nur Schritt 14 kann ich nicht ausführen, da es die Option “Exportieren” nicht gibt!? Beim “Speichern unter” habe ich allerdings die Möglichkeit, verschiedene Dateitypen zu wählen, zB “Word-Vorlage (*.dotx)” oder “Word-Vorlage mit Makros (*.dotm)” oder “Word 97-2003-Vorlage (*.dot). Ich tendiere ja zu Ersteren, was meinst du?
Danke und liebe Grüße
Chriatiane
Hallo Christiane,
statt auf „Speichern unter“ schau mal bei „Exportieren“, dann „Dateityp ändern“ und dann sollte da „Vorlage“ zur Auswahl sein.
Sonnige Grüße, Annika
Hallo Annika,
hast Du zufällig auch eine Lösung das Briefpapierdesign einzustellen, wenn das Layout für die erste und letzte Seite anders ist + alle Zwischenseiten?
Leider kapiert Word das bei mir nicht, gerade wenn man Seiten wieder löscht oder einen Text reinkopiert. Da nimmt er entweder immer das erste oder das letzte Layout.
Danke Dir für eine Info und liebe Grüße
Hallo Melanie,
vermutlich hast du mit Abschnittsumbrüchen gearbeitet? Und bei Kopf- (& Fuß)zeile die Funktion „mit vorheriger verknüpfen“ deaktiviert? Wie man das flexibel gestalten kann, wenn sich durch nachträglich eingefügten Text oder gelöschte Seiten etwas verändert… da muss ich leider auch passen.
Liebe Grüße
Annika
Hallo Annika,
ich habe eine neue Vorlage exportiert nur leider verschiebt sich das Briefpapier-JPG immer nach oben, wenn ich diese Vorlage verwenden will bzw. öffne.
Wenn ich dann auf „Kopfzeile bearbeiten“ zentriert es sich wieder automatisch.
Hast Du eine Idee woran das liegen könnte?
LG Max
Hallo Max,
vielleicht ist das Bild noch zu fixieren oder zu verankern?
Liebe Grüße
Annika
Großartig, das hat mir viel Arbeit erspart, Dankeschön! Elisabeth
Lieben Annika,
sehr hiflreich, vielen Dank, ich konnte nunein hübsches Briefpapier gestalten UND es auch in word verwenden! LG Iris
Liebe Annika,
also das finde ich mal eine Beschreibung, die wirklich sehr gut dargestellt und nachvollziehbar ist. Herzlichen Dank dafür.
Ich musste gerade so eine Vorlage für eine Bekannte erstellen, nutze Word aber nur unter Protest, wenn ich muss, da ich lieber mit InDesign arbeite.
Aber so war das gerade richtig easy! Auf die einzelnen Schritte wär ich so nicht gekommen.
Gut gemacht!
Gesunde Grüße
Mike
Hallo Mike,
vielen Dank! Es freut mich sehr, dass dir die Beschreibung helfen konnte 🙂 Ja, InDesign nutze ich für solche Designs auf jeden Fall auch lieber. Aber manchmal kommt man um Word nicht wirklich drum herum 😉
Herzliche Grüße
Annika
Liebe Annika,
eine sehr gut gemachte und für Anwender nachvollziehbare Beschreibung. Vielen Dank für deine Mühe.
lG
Michael K.
Liebe Annika,
seit Monaten kämpfe ich mit unserer Werbeagentur um so eine Vorlage zu erhalten – keine Chance. Nun selbst ist die Frau und Dank der supertollen Anleitung konnte ich gerade meinem Chef ein zufriedenes Lächeln ins Gesicht zaubern. Danke dafür und alles Gute.
Antje